Wie Bcc in E-Mails hilft, Datenschutz­verstöße zu vermeiden

Im beruflichen Alltag versenden Sie regelmäßig E-Mails an mehrere Empfänger – etwa an Kunden, Geschäftspartner oder interne Teams. Dabei stellt sich häufig die Frage: Was ist BCC bei einer E-Mail?, wann sollten Sie BCC verwenden und was ist der Unterschied zwischen CC und BCC?

Dieser Beitrag erklärt Ihnen die BCC-Bedeutung, zeigt den Unterschied zwischen CC und BCC auf und erläutert, wie Sie BCC – insbesondere in Outlook – korrekt einsetzen.

Was ist BCC? – Bedeutung und Abkürzung
einfach erklärt

BCC steht für „Blind Carbon Copy“. Übersetzt bedeutet das „Blindkopie“.

Wenn Sie einen Empfänger in das BCC-Feld eintragen, erhält dieser die E-Mail ganz normal. Andere Empfänger hingegen sehen seine Adresse nicht. Bei mehreren BCC-Empfängern sehen diese auch untereinander nicht, wer die Nachricht noch erhalten hat.

Damit unterscheidet sich BCC wesentlich vom CC-Feld (Carbon Copy).

Warum BCC verwenden?

Die Nutzung von BCC bietet mehrere Vorteile:

• Schutz der Privatsphäre Ihrer Empfänger
• Vermeidung von Datenschutzverstößen
• Professioneller Umgang mit Verteilerlisten
• Reduzierung unnötiger „Antwort an alle“-Ketten

Insbesondere bei Massenmails, Serienmails oder Newslettern sollten Sie Empfänger in BCC setzen oder professionelle E-Mail-Marketing-Tools nutzen.

Wann sollte man BCC verwenden?

Sie sollten BCC verwenden, wenn:

• Sie mehrere externe Empfänger anschreiben
• sich die Empfänger untereinander nicht kennen
• E-Mail-Adressen nicht offengelegt werden dürfen
• Datenschutz eine Rolle spielt
• Sie eine Informationsmail ohne Interaktion versenden

Für interne Kommunikation in Teams ist CC häufig ausreichend. Für externe Rundmails ist BCC in der Regel die sicherere Wahl.

Was ist der Unterschied zwischen CC und BCC?

CC bedeutet „Carbon Copy“ (Kopie).
Alle Empfänger im CC-Feld sind für sämtliche Empfänger sichtbar. Der Unterschied zwischen CC und BCC liegt ausschließlich in der Sichtbarkeit der Empfänger. Bei CC sehen alle Beteiligten wer die E-Mail erhalten hat. Bei BCC bleiben die Empfänger anonym.

Gerade im Hinblick auf Datenschutz (DSGVO) ist das wichtig. Denn auch E-Mail Adressen gelten als personenbezogene Daten. Wenn Sie mehrere externe Kontakte offen im CC anschreiben, geben Sie deren Adressen unter Umständen unzulässig weiter.

Kurz zusammengefasst:

Tipp: Wer regelmäßig Newsletter oder Serien-E-Mails versendet, sollte auf professionelle E-Mail-Marketing-Tools setzen, die eine sichere DSGVO-konforme Verwaltung von Empfängerdaten ermöglichen.

Ist BCC wirklich sicher?

Prinzipiell ja. BCC erhöht die Vertraulichkeit und ist DSGVO-Konform, ersetzt jedoch keine vollständige IT-Sicherheitsstrategie.

Wichtig zu wissen:

• BCC schützt vor Sichtbarkeit im Verteiler.
• Es schützt nicht vor Weiterleitungen.
• Antworten mit „Allen antworten“ erreichen keine BCC-Empfänger.
• Administratoren in Unternehmen können E-Mails unter Umständen archivieren oder einsehen.

BCC ist also datenschutzfreundlich, aber kein Verschlüsselungsmechanismus. Der Inhalt der E-Mail sollte also weiterhin so gestaltet werden, dass er für alle Empfänger geeignet ist.

Wie benutzt man BCC richtig?

Ob Sie BCC nun in Outlook, Gmail oder auch Gmx nutzen wollen - der Ablauf ist in der Regel sehr identisch. So verwenden Sie BCC korrekt:

1. Neue E-Mail erstellen
2. BCC-Feld aktivieren (falls nicht sichtbar)
3. Externe Empfänger in BCC eintragen
4. Optional: eigene Adresse in „An“ setzen

Wir zeigen Ihnen die Verwendung von BCC einmal am Beispiel Outlook.

BCC in Outlook verwenden

Oftmals erreichen uns Anfragen wie: „Wie kann ich BCC in Outlook hinzufügen“, „Wie kann ich BCC in Outlook einstellen“ oder „Kann ich in Outlook BCC dauerhaft einrichten?“.

Deshalb gibt es hier einmal die Schritt-für-Schritt Anleitung.

BCC-Feld in Outlook einblenden

Sollten Sie beim Öffnen einer neuen E-Mail noch kein BCC-Feld sehen, aktivieren Sie das BCC-Feld zunächst.

Einmal aktiviert, wird das Feld dauerhaft eingeblendet, bis Sie es wieder deaktivieren. Alternativ könnten Sie eine E-Mail-Vorlage mit aktiviertem BCC speichern, mit Outlook-Regeln arbeiten oder Add-Ins nutzen. So umständlich muss es für gewöhnlich aber garnicht werden.

Das Bcc-Feld lässt sich, insbesondere in älteren Outlook-Versionen, also ganz leicht aktivieren. Wenn Sie eine neue E-Mail erstellen, wechseln Sie zum Reiter „Optionen“ und klicken auf „Bcc“. Ab sofort können Sie dort alle Empfänger eintragen, ohne dass diese die anderen Empfänger sehen.

Alternativ wird Ihnen mit einem Klick auf Cc die Möglichkeit gegeben, auch Ihre Bcc Empfänger einzutragen. Der Screenshot zeigt den Ablauf.

Bei neueren Outlook Versionen ist die Bcc Nutzung noch einfacherer, weil der Button zum Hinzufügen von Bcc-Kontakten direkt neben dem klassischen "Cc" steht. Ab sofort können Sie Ihre ganzen Verteilerlisten ganz einfach ins Bcc-Feld eintragen.

Warum funktioniert das Bcc-Feld in Outlook nicht?

Sollte bei Ihnen das Bcc-Feld nicht angezeigt werden, plötzlich fehlen oder sonst etwas nicht funktionieren, gibt es häufige mögliche Ursachen:

• Sie befinden sich nicht im Nachrichtenfenster
• Die Ansicht ist eingeschränkt
• Outlook-Add-ins blockieren Funktionen
• Es handelt sich um eine stark angepasste Firmenumgebung

Lösung: Outlook neu starten, Profil prüfen oder (im Firmenkontext) die interne IT-Abteilung fragen.

Fazit: BCC richtig einsetzen

Die Frage „Was bedeutet BCC bei einer E-Mail?“ lässt sich einfach beantworten: Es handelt sich um eine Blindkopie, bei der Empfänger anonym bleiben.

Der bewusste Einsatz von BCC schützt personenbezogene Daten und reduziert Datenschutzrisiken. Bcc sorgt zusätzlich für eine deutlich professionellere Kommunikation und vermeidet unnötige Offenlegung von Empfängerlisten.

Insbesondere im geschäftlichen Umfeld sollten Sie den Unterschied zwischen CC und BCC genau kennen und situativ richtig anwenden.

Sollten Sie noch weitere Fragen zu diesem Thema haben, stehen wir Ihnen natürlich für Rückfragen zur Verfügung:

Telefon: +49 (0) 727292975200

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