Onboarding neuer Mitarbeiter: 4 Tipps wie Ihnen die Einarbeitung gelingt

Heute will ich mal das Thema IT Sicherheit nur am Rande streifen und Ihnen einige Hinweise geben, wie die Einarbeitung bzw. das Onboarding neuer Mitarbeiter effizient gelingt. Als IT-Dienstleister auf Wachstumskurs haben wir ständig die Herausforderung, neue Mitarbeiter einzuarbeiten und in den Betriebsablauf zu integrieren. Vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels, den wir als IT-Unternehmen besonders spüren, ist es mir ein persönliches Anliegen ein perfektes Onboarding für neue Mitarbeiter zu gestalten. Wer beim Onboarding planlos agiert, muss sich nachher nicht wundern, wenn die Arbeitsergebnisse bescheiden sind und die mühsam, eventuell sogar mit Headhunter Prämien gesuchten und gefundene Mitarbeiter das Unternehmen gleich wieder verlassen. Damit Ihnen das nicht passiert, möchte ich im folgenden Artikel beschreiben wie das bei uns, der BRANDMAUER IT, organisiert und gelöst wurde. Vielleicht kann ich Ihnen hierdurch Impulse und Denkanstöße zur Optimierung des Onboardings geben.

Herausforderung Nr. 1:
Kosten sparen durch ein effizientes Onboarding Programm

Neue Mitarbeiter produzieren, wenn Sie neu in das Unternehmen eintreten, in der Regel erst mal nur Kosten und wenig Ertrag. Damit ist die Einarbeitung von Mitarbeitern ein wesentlicher Kostenfaktor um den Sie sich als Geschäftsführer direkt kümmern sollten.

Denken Sie kurz nach wie das heute bei Ihnen im Unternehmen geregelt ist. Haben Sie einen strukturierten und bewährten Onboarding Prozess? Oder agieren Sie nach dem Motto: „Die Kollegen oder das Team werden es schon richtig machen“? Bei letzterem laufen Sie Gefahr, dass zwei Mitarbeiter unproduktiv sein werden: nämlich der „alte Hase“ und der „Neue“. Deshalb ist es schon alleine aus betriebswirtschaftlichen Gründen empfehlenswert, Sie würden das Thema strukturieren.

Die Lösung für Herausforderung Nr.1 heißt:
Sie brauchen einen Einarbeitungsplan bzw. ein Onboarding Programm, das auf die jeweilige Stelle spezifisch zugeschnitten ist und Ihre unternehmensspezifischen Abläufe und Prozesse beschreibt. Nur mit einer strukturierten und geplanten Einarbeitungsphase haben Sie eine Chance, die Einarbeitungszeit und damit die Kosten auf ein Minimum zu reduzieren.

Herausforderung Nr. 2:
Wie beurteilen Sie einen neuen Mitarbeiter während der Probezeit?

In der Regel ist die Einarbeitungszeit auch gleichzeitig die Probezeit des neuen Mitarbeiters. Um entscheiden zu können, ob Sie den Mitarbeiter nach der Probezeit weiterbeschäftigen wollen, brauchen Sie also ein belastbares Feedback von Führungskräften und ggf. Kollegen wie sich der „Neue“ denn so anstellt. Nur wie erhalten Sie dieses Feedback - und das möglichst objektiv, fair und nachvollziehbar?

Gerade die Objektivität ist ein Problem, wenn zwischen den Beteiligten („alte Hasen“ und der „Neue“) sich aus welchem Grund auch immer, ein Spannungsfeld aufgebaut hat. Typische Situation: Neuer Mitarbeiter kommt, bringt neue Ideen ein und den „alten Hasen“ passt so viel Veränderungswille gar nicht ins Konzept. Schon bekommen Sie kein objektives Feedback mehr, und können nicht mehr richtig entscheiden.

Die Lösung für Herausforderung Nr.2 heißt:
Die Subjektivität muss raus und die Lernfortschritte und Arbeitsergebnisse müssen für jeden transparent und nachvollziehbar sein. Das funktioniert nur mit einer standardisierten Lernstands- und Ergebniskontrolle, welche dokumentiert wird.

Herausforderung Nr. 3:
Wie geben Sie neuen Mitarbeitern Orientierung im Unternehmen?

Für neue Mitarbeiter sind die ersten Tage am neuen Arbeitsplatz purer Stress! Sie kennen weder Prozesse und Abläufe, noch kennen Sie die Kollegen beim Namen. Sie wissen nicht wo welche Unterlagen und Materialien zu finden sind und wen Sie fachlich zu den verschiedenen Produkten/Leistungen ansprechen können. Außerdem kennen die neuen Mitarbeiter weder Ihre Kunden und deren Eigenheiten, noch die Inhalte bestehender Aufträge und Absprachen. Nicht zuletzt haben Sie Angst, Fehler zu machen bzw. gleich wieder Ihren Arbeitsplatz zu verlieren. Hinzu kommt in dieser Situation, dass Sie während der Probezeit unter besonderer Beobachtung stehen. Welche Leistung können Sie unter diesen Umständen erwarten?

Die Lösung für Herausforderung Nr.3 heißt:
Die Unsicherheit und Orientierungslosigkeit muss so schnell wie möglich aus dem neuen Mitarbeiter raus! Das heißt neue Mitarbeiter brauchen eine Orientierung und sichere Hilfestellung durch einen fest definierten Ansprechpartner für die ersten Wochen und Monaten. In Verbindung mit dem Onboarding Programm übernimmt diese Aufgabe bei uns der Mitarbeiter-Pate.

Herausforderung Nr. 4:
Wie lernen neue Mitarbeiter, sich korrekt zu verhalten?

Neben der Unsicherheit kommt auch der Frage nach dem korrekten Verhalten im Unternehmen eine große Bedeutung zu. Woher soll der neue Mitarbeiter wissen, wie er sich in bestimmten Situationen korrekt zu verhalten hat, wenn er es nicht vermittelt bekommt? Als Beispiel sei hier die korrekte Verwendung der Unternehmens-IT und der Umgang mit mobilen Endgeräten am Arbeitsplatz genannt. Auch der Umgang mitInternet, sozialen Netzwerken und modernen Cloud Technologien muss geregelt, vermittelt und überwacht werden. Arbeitssicherheit und Prozesssicherheit sind ebenfalls Themenbereiche in denen viele Haftungsfallen für den Geschäftsführer lauern. Regeln Sie die relevante Wissensvermittlung an neue Mitarbeiter nicht, sind Sie sofort in der Haftung und Sie machen sich als angestellter Geschäftsführer umgehend schadensersatzpflichtig.

Die Lösung für Herausforderung Nr.4 heißt:

Führen Sie ein Nachweisverfahren für Wissensvermittlung in Ihren Onboarding Prozess ein! Achten Sie also darauf, dass unternehmensrelevante Vorgaben lückenlos und vollständig an die neuen Mitarbeiter vermittelt, kontrolliert und dokumentiert werden! Auch hier hilft Ihnen ein Onboarding Programm ganz schnell aus der persönlichen Haftung zu kommen. Der Mitarbeiter-Pate dokumentiert dabei nachweislich die Wissensvermittlung im Einarbeitungsplan.

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Unser Fazit: Führen Sie einen Mitarbeiter-Paten ein und implementieren Sie ein Onboarding Programm in Ihrem Unternehmen!

Das Onboarding Programm und der Mitarbeiter-Pate haben sich bei uns als sehr effektive Werkzeuge zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter herausgestellt. Der Einarbeitungsplan wurde initial von meinem HR Team vor einigen Jahren entwickelt. Nach jeder Einarbeitung haben wir die neuen Mitarbeiter befragt, was wir noch besser an dem Onboarding Prozess machen können. Das hierdurch generierte Feedback hat das Onboarding Programm über die Jahre optimiert und vervollständigt. Dank des Einarbeitungsplanes läuft das Onboarding neuer Mitarbeiter jetzt viel effizienter ab und die Zusatzbelastung für den Mitarbeiter-Paten hält sich auch in Grenzen.

Und das Beste an unserem Onboarding Prozess ist das Feedback der neuen Mitarbeiter, welches durchweg positiv ist. Alle neuen Mitarbeiter empfinden die Vorgehensweise als hilfreich und angenehm und beschreiben die Einarbeitung als gelungen.

Sollte ich jetzt Ihr Interesse geweckt haben, so sprechen sie mich an - lassen Sie uns reden! Gerne unterstütze ich Sie mit meinem Team bei der Initialisierung und Implementation Ihres neuen Onboarding Prozesses - Profitieren Sie von unserer Erfahrung!