Wie plant man IT Kosten im Mittelstand?

Unternehmen sind heute mehr denn je auf eine funktionierende IT angewiesen. In vielen Unternehmen hängt der Betrieb vom Funktionieren der IT Systeme ab. Daher sollte den IT-Abteilungen und der IT-Infrastruktur, aber auch dem Einsatz von IT-Dienstleistern eine entsprechende Bedeutung zukommen. Das ist natürlich auch mit Budgets und Investitionen verbunden. Doch wie plant man solche IT Kosten und wie sorgt man dafür, dass die IT im Unternehmen leistungsfähig und aktuell bleibt? Wir erklären in Ihnen in diesem Artikel, wie Sie Schritt für Schritt eine IT Kostenplanung aufstellen.

Wozu eine IT Kostenplanung aufstellen?

Um strategische Entscheidungen treffen zu können!

Kennen Sie Ihre derzeitigen IT Kosten und wissen Sie, welche Kosten in den nächsten Jahren auf Sie zukommen? Wenn Sie sinnvoll und strategisch in Ihre IT investieren wollen, sollten Sie diese beiden Fragen beantworten können.

Dazu kommt dann noch, dass Sie erhebliche Kosten sparen können, wenn Sie Ihre IT strategisch managen. Denn unüberlegte Investitionen können die Qualität Ihrer IT Landschaft verschlechtern, was früher oder später höhere Kosten nach sich ziehen wird.

Fatal ist es, wenn plötzlich unerwartete Ausgaben auftreten und kein Geld dafür vorhanden ist. Dann kommt es gerne zu Angebotskäufen, die sich eben langfristig als teurer erweisen! Auf jeden Fall sollten Sie die derzeitigen und auch zukünftigen Ausgaben kennen, um die Budgets entsprechend festzulegen und einzuplanen.

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IT Kostenplanung in 4 Schritten

1.Schritt: IT Komponenten erfassen

Um überhaupt eine aussagekräftige IT Kostenplanung aufstellen zu können, müssen zuerst einmal alle im Unternehmen vorhandenen IT Komponenten oder Geräte aufgelistet werden. Denn dies ist die Basis, auf der Ihre IT Kostenplanung ruht.

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Falls Sie damit Probleme haben sollten, werfen Sie doch mal einen Blick auf unseren Managed Inventory Service. Damit ersparen Sie sich viel Arbeit und erhalten eine Inventarisierung aller Komponenten in Ihrem Netz.

2.Schritt: Nutzungsdauer klären

Maßgeblich für den Zeitpunkt, zu dem Investitionen voraussichtlich anstehen, ist die Nutzungsdauer einzelner IT-Komponenten. Denn diese bestimmt, wann eine Komponente durch ein neueres Modell ersetzt wird und damit, wann Geld ausgegeben werden muss. Die Nutzungsdauer von IT Komponenten liegt zwar grundsätzlich in Ihrem Ermessen, wir empfehlen jedoch, sich an die vom Hersteller festgesetzten End-of-Life Daten zu halten. In der Regel sollten IT Komponenten nicht länger als 5 Jahre genutzt werden. In Kombination mit Schritt 1 haben Sie nun schon mal einen Überblick, wann welche Investitionskosten (um die IT aktuell zu halten) anfallen.

Falls Sie sich nicht sicher sind, welche Komponenten wie viel Geld kosten, fragen Sie Ihren Administrator. Dieser sollte Ihnen eine Einschätzung geben können.

Kleiner Tipp: Es lohnt sich, den IT Komponenten eine Kategorie oder einen Bereich (z.B. Backup) zuzuweisen. Damit behält man auch bei vielen Komponenten leichter den Überblick.

3.Schritt: Laufende Kosten ermitteln (OPEX Assets)

Um die laufenden Kosten zu erfassen, macht es Sinn, die für die IT notwendigen Kosten in zwei Kategorien zu unterteilen. Einerseits fallen Kosten, vor allem für die Wartung der IT Komponenten (also auch Lizenz- oder Software-Wartung), an, die direkt einer Komponente zugeordnet werden können (OPEX Assets). Andererseits fallen auch Kosten an, bei der diese Zuordnung nicht so leichtfällt. Das wären zum Beispiel Personalkosten oder Kosten für Services oder Dienstleister im laufenden Betrieb (IT Operations). Grob gesagt gibt es also Wartungskosten und Betriebskosten.

Am besten Sie fangen mit den Kosten an, die direkt den IT Komponenten zugeordnet werden können. Basis ist hier wieder die Liste aller Assets, die Sie schon bei Schritt 1 erstellt haben. Zu jeder aufgelisteten Komponente muss geklärt werden, welche jährlichen Kosten z.B. für die Wartung anfallen. Bei Lizenzen können Kosten aber auch durchaus nur alle 2 oder 3 Jahre anfallen. Klären Sie mit Ihrem Administrator, welche Wartungsverträge er mit welcher Laufzeit über das Jahr erwirbt.

4.Schritt: Laufende Kosten ermitteln (IT Operations)

Nun zu den nicht direkt zuordenbaren Kosten. Wie bereits erwähnt sind hier vor allem Personalkosten, Kosten für Dienstleister oder auch für Managed Services zu erfassen. An dieser Stelle sei gesagt, dass Managed Services den schönen Vorteil haben, dass sie Kosten leicht planbar machen. Denn durch das Prinzip „Definierte Leistung – definierter Preis“ lassen sich Managed Services in einer IT Kostenplanung einfach erfassen und abbilden.

Fazit

Eine IT Kostenplanung ist nicht immer ganz leicht. Vor allem, wenn man noch nie eine erstellt hat. Die oben genannten Schritte liefern Ihnen aber ein gutes Gerüst, mit dem Sie eine gute IT Kostenplanung angehen können. Selbstverständlich lassen wir Sie nicht allein mit diesem Artikel stehen, sondern bieten Ihnen zusätzlich noch einen kostenlosen Download zur IT-Kostenplanung an.

Sie finden darin eine Excel-Tabelle, die Ihnen schon eine Vorlage liefert, mit der Sie die zuvor genannten 4 Schritte zur IT-Kostenplanung umsetzen können. Sie finden dort die notwendigen Tabellenblätter, in denen Sie Ihre Assets auflisten und Ihre Kosten eintragen können. Neben den Ausfüllhinweisen erhalten Sie dann noch eine Übersicht, wo welche Kosten anfallen. Beginnen Sie mit unserer IT-Kostenplanungsvorlage noch heute mit Ihrer Budgetplanung!

Bei Fragen oder wenn Ihnen die Kostenplanung doch zu kompliziert werden sollte, können Sie uns natürlich gerne kontaktieren. Wir helfen Ihnen weiter!