IT Kostenplanung nur mit IT Asset Management

Die IT-Kostenplanung kann für kleine und mittlere Unternehmen durchaus nicht ganz einfach sein. Es gibt zahlreiche Bereiche in der IT-Landschaft eines Unternehmens, die erfasst und in die Kostenplanung miteinbezogen werden müssen. Doch wo soll man anfangen? Vor allem, wenn man gar nicht so genau weiß, wie eine ordentliche und sinnvolle IT-Kostenplanung aussieht oder eventuell noch nie eine gemacht hat. Um überhaupt eine IT Kostenplanung machen zu können, führt im Grunde kein Weg an einem sogenannten Asset Management vorbei. Was genau ein IT Asset Management ist und wie man es aufbaut, erfahren Sie im folgenden Artikel.

Was genau ist ein Asset Management?

Der Begriff Asset Management kann sowohl für die Vermögensverwaltung als auch die Anlagenverwaltung und in diesem Sinne auch für das Lizenz-Management stehen. Für die Thematik der IT Kostenplanung kann man sich jedoch auf die Anlagen und Lizenzen beschränken. Wie der Name Anlagenwirtschaft oder Asset Management schon sagt geht es dabei um die Verwaltung und das Management der im Unternehmen vorhandenen Anlagen.

Um Asset Management in den Kontext von IT Kostenplanung zu setzen, also um von IT Asset Management zu sprechen, muss man sich natürlich auf die „Anlagen“ beschränken, die auch wirklich dem IT-Betrieb zuzuordnen sind. Damit sind in erster Linie die Geräte der unternehmensinternen IT-Infrastruktur gemeint. Es geht darum, alle Geräte und sonstigen Gegenstände zu erfassen, die für den IT-Betrieb notwendig sind und die zu der IT-Landschaft des Unternehmens gehören.

Wie baut man ein Asset Management auf?

Grundsätzlich lässt sich das Management der IT-Geräte auf folgende Frage herunterbrechen: Welches Service-Konzept ist einem Gerät zugewiesen?

Um diese Frage stellen zu können, muss man natürlich damit anfangen, die zuvor erwähnten Assets im Bereich IT auflisten und zu identifizieren. Dabei hilft es enorm, dies nicht willkürlich zu machen, sondern die einzelnen Bereiche der IT-Infrastruktur bzw. der IT-Landschaft zu identifizieren. Die üblichen Bereiche können hierbei z.B. Backup, Firewall bzw. Security, Alltags-Betrieb, Mobile Devices oder auch Drucker sein. In diesen Clustern wiederum gilt es dann, sämtliche Geräte zu erfassen und aufzulisten.

Hat man erstmal eine Aufstellung der Geräte gemacht, kann man mit der Bewertung dieser beginnen. Wie bereits erwähnt sollte man die Frage stellen, welches Betriebs- bzw. Service-Konzept dem Gerät zuzuschreiben ist. Man kann zum Beispiel wählen zwischen einem IT-Dienstleister, der den Service für den Drucker übernimmt, dem Druckerbetrieb durch unternehmensinternes Personal oder auch dem Druckerbetrieb von der Herstellerseite. Denn daraus lassen sich unmittelbar die Kosten für den Betrieb des jeweiligen Gerätes ableiten. Die typischen Punkte des Betriebskonzeptes eines Druckers sind natürlich Sicherheitsupdates und das Managen der dazugehörigen Verbrauchsmaterialien.

Weitere Punkte, die man für die erfassten Geräte klären sollte, sind das Alter, das Thema Sicherheitsupdates und die Kritikalität des Gerätes für das Unternehmen bzw. den IT-Betrieb. Aus dem Alter lassen sich vor allem daher Kosten ableiten, weil die erwartete Restnutzungsdauer bestimmt, wann welche Kosten z.B. für Wartung oder Neukauf vermutlich entstehen. Sicherheitsupdates sind in Zeiten zunehmender Cyberkriminalität enorm wichtig und sollten selbstverständlich hohe Priorität genießen. Kosten spart man hier besser keine! Zuletzt gibt es noch den Punkt Kritikalität. Denn welche Bedeutung ein Gerät für den IT-Betrieb hat, bestimmt maßgeblich, welcher Aufwand betrieben werden sollte, um das Ausfallrisiko möglichst klein zu halten. Das beeinflusst wiederum direkt die Kosten für den Betrieb des Gerätes.

Fazit

Um IT Kosten erfassen zu können, führt kein Weg daran vorbei, die im Unternehmen vorhandenen Geräte, die dem IT-Betrieb zuzuordnen sind, zu identifizieren und aufzulisten. Mit solch einer Liste lassen sich die Betriebskonzepte der einzelnen Geräte analysieren und daraus lassen sich die Kosten für den Betrieb dieses Gerätes ableiten. Hat man alle Geräte bewertet, kann man sich einen Überblick darüber verschaffen, welche Bereiche welche Kosten verursachen und mit welchen Kosten der IT-Betrieb aus rein materieller Sicht generell zu bewerten ist. Damit machen Sie den ersten Schritt in Richtung einer vernünftigen IT-Kostenplanung für Ihr Unternehmen.

Um sie bei dieser Herausforderung, die eine IT-Budgetplanung mit sich bringt, zu unterstützen, haben wir Ihnen eine kostenfreie Vorlage erstellt.