Wie das End-of-Life Datum Ihre IT Kosten beeinflusst

Die IT-Infrastruktur eines Unternehmens besteht aus den verschiedensten Geräten und Komponenten, die jeweils bestimmte Aufgaben erfüllen. Server, Switche, Laptops oder Drucker sind nur einige wenige Beispiele für solche IT Komponenten. Doch eine entscheidende Frage für alle diese Komponenten ist immer auch: Wann muss eine IT Komponente getauscht bzw. durch eine neue ersetzt werden? Diese Frage, besser gesagt die Antwort auf diese Frage ist so wichtig, weil sie Auskunft darüber gibt, wie lange eine IT Komponente voraussichtlich noch genutzt werden kann. Und daraus lassen sich sofort Implikationen für die langfristige IT Budget- und Kostenplanung ableiten.

Wie lange darf eine IT Komponente genutzt werden?

Grundsätzlich muss für jede IT-Komponente in Ihrer IT-Infrastruktur klar sein, wie lange sie maximal genutzt werden darf bzw. sollte. Denn dieser Zeitraum hilft Ihnen zu planen, wann Kosten für neue IT Komponenten anfallen. Es geht hierbei erst einmal bewusst um die Maximalnutzungsdauer der Komponente oder des Gerätes. Später lernen Sie noch Einflussfaktoren kennen, die die Nutzungsdauer verkürzen können.

Also wie lange darf eine IT Komponente denn nun genutzt werden? Natürlich liegt es in Ihrem Ermessen, welches Risiko Sie bereit sind einzugehen und damit wie lange Sie eine IT Komponente nutzen wollen. Doch wir empfehlen ausdrücklich, sich daran zu orientieren, wie lange der Hersteller einen Support anbietet und wie lange eine IT-Komponente mit Sicherheitsupdates versorgt wird! Zum einen, weil Geräte, die nicht mehr mit Sicherheitsupdates versorgt werden, zu einer ernsthaften Bedrohung werden können und zum anderen, weil fehlender Herstellersupport die Wartung der IT Komponenten erheblich erschwert. Prüfen Sie daher für Ihre IT Komponenten das sogenannte End-of-Life-Datum bzw. End-of-Service-Life-Datum, das seitens des Herstellers für ein Produkt ausgegeben wird.

Warum ist das End-of-Life-Datum so wichtig? Vor allem deswegen, weil Sie ein gewisses Risiko eingehen, wenn Sie die entsprechenden Produkte wesentlich länger betreiben. Nehmen wir einmal an, Sie betreiben einen für Ihr Unternehmen essentiellen Server, auf dem wichtige Daten liegen. Dieser Server hat aber auch schon das End-of-Life Datum überschritten und es gibt daher keine gesicherte Ersatzteilversorgung mehr. Was machen Sie, wenn zum Beispiel die Backplane des Festplattenkäfigs des Servers einen technischen Defekt erleidet? Hätten Sie das End-of-Life Datum nicht überschritten, könnten Sie das Problem vermutlich in vergleichsweise kurzer Zeit mit einem Ersatzteil beheben. Alle namhaften Hersteller von IT Komponenten halten in der Regel Ersatzteile vor bis die Komponente das Ende ihres Lebenszyklus erreicht hat.

Doch so bleiben Ihnen im Endeffekt nur zwei Optionen: Sie kaufen z.B. bei Ebay ein gebrauchtes Gerät (um es auszuschlachten) und gehen das Risiko ein, dass die Artikelbeschreibung bei Ebay fehlerhaft ist. Eventuell ist das gekaufte Gerät defekt oder passt nicht genau. Auf jeden Fall investieren Sie Geld und vor allem Zeit ohne Garantie, dass es hilft. Oder Sie wählen die Option, ein neues Gerät anzuschaffen und jede Menge Arbeit zu investieren, um das Gerät so schnell wie möglich betriebsbereit zu machen und die Daten zu retten. Bei einer Versorgung mit Ersatzteilen vom Herstellern läuft Ihr Server im Optimalfall innerhalb eines Tages wieder. Beim Kauf über Ebay oder dem Neukauf müssen Sie einen Ausfall von in der Regel mindestens 3 Tagen bis zu einer Woche in Kauf nehmen!

So oder so kann man nicht mehr von einer professionellen Rettungsaktion sprechen! So hart es auch klingen mag, salopp gesagt ist das dann nur noch Murks. Genau dieses Risiko geht man ein, wenn man Geräte übermäßig lange betreibt! Elektronikbauteile altern und die Gefahr des Defekts steigt mit jedem Tag der Nutzung.

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Von welchen Faktoren wird die Nutzungsdauer beeinflusst?

Wie bereits erwähnt bezog sich der vorherige Abschnitt auf die Maximalnutzungsdauer. Diese gibt eine gute Orientierungsgrundlage, kann aber durch bestimmte Faktoren verkürzt werden, welche es zu beachten gilt.

Zu Beginn sei noch gesagt, dass IT Komponenten in der Regel auf 3 Jahre abgeschrieben werden. Unserer Meinung nach stellt es aber kein Problem dar, die voraussichtliche Nutzungsdauer auf 5-6 Jahre zu setzen. Hierbei kommt es nämlich vor allem auf den Innovationsgrad eines Unternehmens an. Firmen, die aufgrund ihres Geschäftsmodells ständig auf neueste Technik angewiesen sind, sollten IT Komponenten früher tauschen als Unternehmen mit geringerem Innovationsgrad.

Wesentlich auf die erwartete Nutzungsdauer einer IT Komponente wirkt sich der Betrieb bzw. die Betriebsumgebung aus. Bedenken Sie, dass IT Komponenten am besten bei angemessener Kühlung (ca.20-25°C) funktionieren. Wenn Sie also zum Beispiel Switche in einem schlecht gekühlten Raum oder Schrank betreiben, kann das die Lebensdauer dieser Komponenten signifikant verkürzen. Bedenken Sie dies bei Ihrer Kostenplanung.

Fazit

In unserem Artikel „Keine strategische IT Kostenplanung ohne IT Asset Management“ haben wir bereits erläutert, wieso und wie Sie Ihre IT Komponenten auflisten sollten. Haben Sie solch eine Liste erstellt, können Sie nun im nächsten Schritt für jedes Gerät oder jede Komponente eine erwartete Nutzungsdauer ermitteln. Orientieren Sie sich dabei am End-of-Service-Life bzw. am End-of-Service Datum und klären Sie im Falle einer Überschreitung die Versorgung mit Ersatzteilen. Damit machen Sie den nächsten Schritt zu einer IT Kostenplanung, weil Sie nun bewerten können, wann welche Kosten für neue Geräte voraussichtlich anfallen!

Wenn Sie Unterstützung bei Ihrer IT Kostenplanung benötigen, dann laden Sie sich gerne unsere kostenfreie Excel-Datei herunter. Diese Vorlage wird von einer Schritt-für-Schritt-Anleitung inkl. Ausfüllhinweisen begleitet und deckt eine Reihe von Themen ab, die Sie bei der IT-Budgetplanung berücksichtigen müssen.