Wie Managed Services für Kostentransparenz sorgen

Managed Services haben viele Vorteile. Vor allem gestalten Managed Services die Budgetplanung in der IT einfacher. Die IT Kosten in einem Unternehmen sind leider oft  schlecht planbar und nicht besonders transparent, geschweige denn auf Kostenstellen zu verrechnen. Der Einsatz von Managed Services erleichtert das ganze Thema. Wie genau und warum Managed Services für Kostentransparenz sorgen, erfahren Sie im folgenden Artikel.

Wie war die Situation bisher?

Die IT verursacht Kosten. Diese Kosten können durch alles Mögliche entstehen. Es müssen neue Geräte angeschafft werden, Geräte müssen gewartet werden, eventuell wird der Support eines IT Dienstleisters in Anspruch genommen und es entstehen natürlich Betriebskosten für die IT, um nur einige Beispiele für Kostenquellen zu nennen.

Am Ende des Monats sind dann Kosten in einer gewissen Höhe entstanden. Bei den Neuanschaffungen beispielsweise mag eine Zuordnung der Kosten noch machbar sein. Aber wie wollen Sie die Rechnung des IT Dienstleisters aufdröseln? Es ist schlicht zu aufwändig, herauszufinden welche User bzw. welche Abteilung die Kosten durch hohen Supportbedarf verursacht hat. Deswegen muss man die IT Kosten auch als „einen großen Topf“ betrachten, in dem leider auch die Kostentransparenz verloren geht.

Ein kleines Beispiel: Ein Unternehmen hat 100 User, aufgeteilt auf 5 Abteilungen. Allerdings verursacht eine der Abteilungen den Großteil der Kosten. Am Ende des Monats erhalten Sie die Rechnung des IT Dienstleisters. Wie wollen Sie nun überhaupt bemerken, dass eigentlich nur eine Abteilung die Kosten verursacht? Und außerdem: wenn plötzlich unerwartete Kosten anfallen, ist das Budget schnell aufgebraucht!

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Managed Services ermöglichen genaue Kostenzuordnung

Setzt man auf Managed Services, sieht die Situation schon besser aus. Das hängt vor allem damit zusammen, dass Managed Services einen Komponenten-Bezug haben und pauschal abgerechnet werden.

Sie können zum Beispiel einen Managed Workstation Service genau einem PC zuordnen. Hat eine Abteilung 20 PCs, können Sie dieser Abteilung einfach 20 mal die Pauschale für den Managed Workstation Service zuordnen und wissen genau, welche Kosten diese Abteilung verursacht.

Aber auch ein Managed Backup Service lässt sich relativ leicht verrechnen. Hier kann man durchaus annehmen, dass alle User gleichermaßen daran beteiligt sind. Dann können Sie die Pauschale für den Managed Backup Service einfach durch die Anzahl der User teilen und erhalten die anteiligen Kosten pro User.

So können Sie dann die Kosten pro Abteilung ermitteln und sogar die Kosten pro User. Das ist mit dem klassischen Modell nicht möglich!

Und noch ein Vorteil von Managed Services: Sie können Kosten und damit Budgets genau planen. Mit der zugrundeliegenden Pauschale können Sie im Voraus planen, welche Kosten anfallen. Überraschungen, weil der Dienstleister zum Beispiel ein kostenintensives Problem lösen musste, gibt es nicht mehr! Das Aufwandsrisiko liegt immer beim Anbieter und nimmt ihn in die Pflicht, sich Gedanken für eine stabile IT zu machen. Denn je öfter er tätig werden muss, weil etwas nicht funktioniert, desto weniger wird er an dem Auftrag verdienen. Er sitzt daher im gleichen Boot wie Sie und hat auch ein Interesse daran, dass Ihre IT rund läuft.

Problem der Kostentransparenz an den Dienstleister verlagern

Nun könnte man natürlich argumentieren, dass immer noch nicht sofort klar ist, welche Abteilung wie oft den Support in Anspruch nimmt. Aber: Das kann Ihnen egal sein! Sie zahlen lediglich die Pauschale für den Managed Service. Im Endeffekt haben Sie das Problem der Kostentransparenz an den Dienstleister verlagert. Denn dieser würde irgendwann feststellen, dass eine bestimmte Abteilung besonders oft anruft. Dann müsste man nach dem Grund suchen, warum eine Abteilung mehr Probleme hat als die anderen. Aber das liegt wie gesagt auf Seiten des IT Dienstleisters.

Fazit

Managed Services gestalten die Kostenrechnung in einem Unternehmen leichter, weil sie eine kostenstellengenaue Zuordnung ermöglichen. Die Pauschalen, die anfallen, machen Kosten und Budgets planbar, wodurch Sie sinnvoller investieren können. Außerdem erhalten Sie die Möglichkeit, Kosten pro User oder Abteilung zu ermitteln. Insgesamt erhalten Sie also eine viel bessere IT Kostentransparenz im Vergleich zu dem alten Modell, bei dem die Kosten für die IT in einem großen Topf zusammenliefen.

Wenn Sie mehr wissen möchten, informieren Sie sich doch einfach mal über unser Managed Services Portfolio. Oder kontaktieren Sie uns direkt.