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Wie Sie mit digitalen Unterschriften Kosten sparen

Volker Bentz | 29.01.2021 23:00:00 | Lesezeit ca. 4 Minuten

In diesem Artikel erklären wir, wie Sie Zeit, Aufwand und Kosten durch den Einsatz einer cloudbasierten Signaturplattform Kosten sparen. Digitale Unterschriften können den Prozess des Unterschreibens von Dokumenten erheblich vereinfachen. Damit ist das eine konkrete Digitalisierungsmöglichkeit, die eigentlich fast jedes Unternehmen umsetzen und nutzen kann. Wie genau das funktioniert und welche Vorteile sich ergeben, erfahren Sie im Folgenden.

Dokumente unterschreiben – mehr Aufwand als man denkt

Natürlich, ein Dokument nur mit der eigenen Unterschrift zu versehen ist kein Problem. Aber denken Sie einmal an Situationen, in denen mehrere Personen ein Dokument unterzeichnen müssen (und davon gibt es genug im Unternehmensalltag!) oder auch an den Fall, dass Sie ein Dokument ausdrucken, unterschreiben und dann wieder einscannen. Im einfachsten Fall braucht die Sekretärin die Unterschrift des Geschäftsführers, der vielleicht gerade im Büro nebenan sitzt. Schon etwas aufwändiger ist der Fall, in dem Unterschriften von Personen aus verschiedenen Abteilungen benötigt werden. Dann muss das Dokument wohl oder übel durch das Unternehmen getragen werden – im Grunde unnötige Arbeit, die man sich mit digitalen Unterschriften sparen kann.

Und was ist mit Dokumenten, die von Kunden oder Mitarbeitern an anderen Standorten unterzeichnet werden müssen? Hier entsteht durch das simple Unterzeichnen, was selbst nur wenige Sekunden dauert, ein ernstzunehmender Aufwand und damit Kosten.

Oder auch eine aktuelle Problematik: Wie werden Dokumente unterzeichnet, wenn Mitarbeiter bzw. Verantwortliche oder auch die Kunden im Homeoffice sind? Sie sehen, das Unterschreiben von Dokumenten verursacht wiederkehrende Aufwände, die sich bei einer Vielzahl von Dokumenten vor allem summieren.

 

Wie digitale Unterschriften Kosten sparen

Zuerst einmal sei gesagt, dass es wirklich gute Systeme gibt, mit denen Dokumente digital signiert werden können (wie z.B. FP-Sign oder Docusign). Im Grunde wird dafür die eigene Unterschrift einmal erfasst und anschließend gespeichert, sodass diese bei Bedarf in Dokumente eingefügt werden kann. Entsprechend können dann Dokumente an verschiedene Personen über die Signaturplattform verteilt werden, sodass alle ihre digitale Unterschrift einfügen können.

Um die Unterschriften mehrerer Personen einzuholen bzw. einen Unterschriften Workflow aufzusetzen, reichen wenige Klicks. Es bedarf keiner unnötigen Wege innerhalb oder außerhalb des Unternehmens mehr, die benötigte Durchlaufzeit wird in aller Regel deutlich verringert und Sie haben dennoch eine Unterschrift, der Sie vertrauen können.

Soweit so gut, doch warum können Sie dieser digitalen Unterschrift vertrauen und vor allem wie stellt zum Beispiel FP-Sign dies sicher?

 

Authentifizierung und sichere Übertragung sind der Schlüssel

Es gibt im Grunde zwei potenzielle Probleme, die mit entsprechenden Technologien behandelt werden müssen. Zuerst einmal wäre da das Risiko, dass jemand ein unterzeichnetes Dokument bei der Übertragung verändert. Sie unterzeichnen also beispielsweise digital einen Vertrag, in dem 1000 Euro als Preis vereinbart werden. Wenn der Vertrag nachträglich auf 10.000 Euro verändert wird, steht dennoch Ihre Unterschrift darunter.

Diesem Problem kann man zum Glück relativ leicht mit einem Hashwert beikommen. Dafür wird schlicht eine berechnete Prüfsumme über dem Dokument gebildet, die zusammen mit dem Dokument verschickt wird. Der Empfänger bildet ebenfalls die Prüfsumme und falls diese von der mitgeschickten abweicht, steht fest, dass das Dokument verändert wurde. Keine Sorge, bei FP-Sign müssen Sie sich nicht um die technischen Einzelheiten kümmern, das wird automatisch gemacht. Wenn Sie mehr über dieses Prinzip erfahren möchten, klicken Sie hier.

Das zweite Problem ist, dass Sie natürlich erst einmal nicht sehen, wer den Vertrag unterzeichnet. Aber auch dafür gibt es Lösungen. Die einfachste ist, dass FP-Sign eine Authentifizierung verlangt. Genauer gesagt, schicken Sie ein Dokument an eine E-Mail-Adresse und derjenige, dem diese E-Mail-Adresse gehört, muss sich dann anmelden (es gibt auch die Möglichkeit, keine Anmeldung zu verlangen). Damit haben Sie zumindest die Gewissheit, dass nur die Personen den Vertrag unterzeichnen können, die Zugriff auf die entsprechende Mailbox und das Passwort für den Login haben (das ist hoffentlich auch nur die Person, die unterzeichnen soll bzw. darf).

Möchten Sie noch sicherer gehen, benötigen Sie einen zweiten Faktor zur Authentifizierung Ihres Gegenübers. Dafür können Sie an den Empfänger über die FP-Sign Plattform einen SMS Code senden, den er bei der Unterschrift eingeben muss. Damit können Sie schon sehr sicher sein, dass der Empfänger auch der ist, den Sie in der Email angegeben haben. Vorausgesetzt Sie kennen die Mobilfunknummer des Empfängers.

In beiden Fällen spricht man von einer „Fortgeschrittenen Signatur“.

Die nächst höhere Sicherheitsstufe, ist die der „Qualifizierten Signatur", bei der z.B. die digitale Signaturkarte der Bundesdruckerei zum Einsatz kommt. Bei dieser Variante wurde der Besitzer der Signaturkarte im Rahmen des Ausstellungsprozesses von der Behörde geprüft und legitimiert. Diese Form der digitalen Unterschrift ist mit der eigenhändig geleisteten Unterschrift gleich zusetzen und kann z.B. für Bank- und Immobiliengeschäfte genutzt werden. Die FP-Sign Signaturplattform unterstützt die qualifizierte Signatur und kann damit auch für rechtsverbindliche digitale Unterschriften genutzt werden, da Sie als gerichtsverwertbar gilt.

 

Fazit

Genau solche Projekte sind gute Beispiele für richtige Digitalisierung. Digitalisierung bedeutet unserem Verständnis nach nun mal vor allem, Prozesse im Unternehmen mithilfe von Technologie zu digitalisieren und zu optimieren. Diese Bedingungen erfüllen digitale Unterschriften bestens. Man setzt Technologie in Form eines Systems für digitale Unterschriften ein und verbessert den Prozess „Dokumente unterschreiben“ erheblich, weil man weniger Aufwand hat, es weniger Zeit kostet und man dadurch Geld spart. Um speziell dieses Digitalisierungsprojekt umzusetzen brauchen Sie noch nicht einmal tiefgreifende Expertise – sie kaufen einfach Software wie eben FP-Sign ein und können nach einer kurzen Einlernphase digital unterschreiben.

Ist Ihr Interesse an FP Sign geweckt? Kontaktieren Sie uns doch einfach kostenlos und Sie erhalten eine unverbindliche Beratung.

 

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Themen: Digitalisierung

Autor: Volker Bentz

Volker Bentz ist seit 1989 im IT-Business tätig. Als Gründer und Gesellschafter prägt er seit über 25 Jahren die Geschicke der BRANDMAUER IT GmbH. Der IT-Experte berät, erstellt und implementiert IT-Lösungen für Unternehmen und Organisationen. Seine langjährigen Erfahrungen im Bereich des IT-Outsourcings und der IT Security machen Ihn zu einem Kenner der Thematik und ersten Ansprechpartner.

Telefon: (+49) 7272 92975 200
E-Mail: v.bentz@brandmauer.de

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