Entdecken Sie Potenzial für Digitalisierung im Unternehmen

„Digitalisierung“. Eines dieser beliebten Schlagwörter, die gerne in fast allen Bereichen oder Kontexten verwendet werden. Vor allem Unternehmen müssen sich dieser „Digitalisierung“ stellen und sich daran messen lassen, wie gut sie die „Digitalisierung schaffen“. Doch woher weiß man, welche Bereiche oder Arbeitsabläufe digitalisiert werden kann? In anderen Worten: Wo hat mein Unternehmen überhaupt Digitalisierungspotenzial? Wir erläutern Ihnen daher im folgenden Artikel zuerst was Digitalisierung überhaupt bedeutet und wie Sie Digitalisierungspotenzial in Ihrem Unternehmen entdecken können.

Was ist überhaupt Digitalisierung?

Digitalisierung in seiner ursprünglichen Bedeutung steht erst einmal nur für den Prozess des Umwandelns analoger Werte in digitale Werte. Aber wenn wir heutzutage von Digitalisierung sprechen meinen wir natürlich etwas Anderes. Digitalisierung bezeichnet die Digitale Revolution und ist damit ein ähnliches Phänomen wie damals die Industrielle Revolution. Entsprechend treten auch heute gravierende Veränderungen in fast allen Lebensbereichen auf, allerdings in einer weitaus höheren Geschwindigkeit. Die Digitalisierung bezeichnet dabei die Veränderungen, die durch Computer bzw. digitale Technologien ausgelöst werden.

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Und damit kann man nun also auch von Digitalisierung sprechen, wenn Prozesse, Arbeitsabläufe oder sonstige Tätigkeiten von Computern unterstützt oder sogar ganz übernommen werden. Wir beziehen uns hier natürlich erst einmal nur auf Unternehmen und nicht auf die Digitalisierung aus privater Sicht.

Wo hat mein Unternehmen Digitalisierungspotenzial?

Da Unternehmen hochgradig individuell sind und nicht jedes Unternehmen die gleichen Arbeitsabläufe oder Prozesse hat, kann man auch nicht allgemein sagen, wo sich Digitalisierungspotenzial findet. Aber ich kann Ihnen sehr wohl eine Art Strategie erklären, mit der Sie Digitalisierungspotenzial in Ihrem Unternehmen finden können.

Und diese Strategie bzw. mein Tipp lautet: Stellen Sie eine Übersicht über alle im Unternehmen relevanten vorhandenen Prozesse auf.
Was sollte diese Übersicht beinhalten? Klar, sie sollte nach Möglichkeit alle Prozesse auflisten. Zu jedem dieser Prozesse muss dann festgehalten werden, wie oft dieser täglich oder auch wöchentlich ausgeführt wird. Dazu kommt, dass die Arbeitszeit, die durchschnittlich in den Prozess fließt, dokumentiert werden muss. Ebenso bietet es sich an, die beteiligten Anzahl der Mitarbeiter oder Abteilungen zu vermerken.

Sie können damit einem Prozess die wöchentliche Anzahl an Ausführungen, die dafür benötigte Arbeitszeit bzw. die beteiligten Mitarbeiter zuweisen und damit direkt die wöchentlichen Kosten ermitteln, die dieser Prozess verursacht.

Ein Beispiel: Nehmen wir beispielsweise den Prozess „Rechnungseingangsprüfung“. Sagen wir einmal, dass in einem etwas größeren Unternehmen pro Woche 100 Rechnungen zu prüfen sind. Die Prüfung einer Rechnung nimmt durchschnittlich 10 Minuten in Anspruch, weil Bestellung und Lieferschein abzugleichen sind und der Lieferschein anschließend per Hauspost an die nächste Abteilung gesendet werden muss. Der Lieferschein liegt schließlich üblicherweise in gedruckter Form der Lieferung bei. Das heißt, das Papier muss in analoger Form vom Wareneingang zur Buchhaltung und eventuell noch zu anderen Abteilungen (also quer durch das Unternehmen) transportiert werden. Ganz zu schweigen von der zeitlichen Verzögerung und der Archivierung. Wir haben also z.B. einen wöchentlichen Zeitaufwand von 100*10 Minuten, woraus sich rund 17 Stunden Arbeitsaufwand für diesen Prozess ergeben. Bewerten wir nun die Kosten für eine Stunde Arbeit mit 55€, erhalten wir wöchentliche Kosten von über 900€. Auf das Jahr gesehen sind das rund 50.000 EUR!

Das scheint doch, als könne man hier Kosten einsparen. In der Tat verbirgt sich hier Digitalisierungspotenzial, weil durch den analogen Transport der Rechnungen/Lieferscheine in Kombination mit der hohen Anzahl an Eingängen einiges an Kosten zusammenkommt. Eine Softwarelösung kann hier dafür sorgen, dass der Lieferschein eingescannt werden kann, damit direkt allen Beteiligten zugänglich gemacht werden kann und mit einer Bestellung im System verknüpft werden kann. Man spart also dadurch, dass kein Transport mehr mit der Hauspost keine Archivierung mehr nötig ist. Und es gibt auch keine zeitliche Verzögerung mehr.

Wenn Sie also alle Ihre Prozesse aufgelistet haben, sollten Sie diese Liste durchgehen und Prozesse suchen, die häufig ablaufen und hohe Kosten verursachen. Eben diese Prozesse müssen Sie dann genauer analysieren und prüfen, ob nicht Arbeitsschritte durch den Einsatz von intelligenter Software (also durch Digitalisierung) effizienter gestaltet werden können.

Fazit

Um das Potenzial für Digitalisierung zu entdecken, sollten Sie sich zuerst einmal eine Übersicht über alle Prozesse erstellen, die Aufschluss über Anzahl der Ausführungen und Kosten gibt. Somit lassen sich Prozesse identifizieren, die aufgrund der häufigen und eventuell ineffizienten Ausführung hohe wiederkehrende Kosten verursachen. Genau diese Prozesse gilt es dann genauer unter die Lupe zu nehmen. Bei solchen Prozessen verbergen sich nämlich oft ineffiziente Arbeitsabläufe, die häufig digitalisiert und damit billiger gemacht werden können. Fragen Sie uns, wenn Sie nicht wissen wie Sie die Digitalisierung angehen sollen!

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