Sind meine IT Kosten zu hoch?

Sie werden vermutlich festgestellt haben, dass Ihre IT Kosten in den letzten 10 Jahren erheblich gestiegen sind. Nun fragen sich viele, ob denn ihre IT Kosten angemessen oder vielleicht doch zu hoch sind. Das Ergebnis: die meisten wollen ihre IT Kosten senken. Doch lassen Sie mich eines klarstellen: Seien Sie froh über hohe IT Kosten! Versuchen Sie nicht immer nur IT Kosten zu senken, sondern erhöhen Sie diese aktiv zum Wohl Ihres Unternehmens! Lassen Sie mich diese provokante Aussage im folgenden Artikel erläutern.

IT Kosten entstehen meist durch Kostenverlagerung

Um die eigenen IT Kosten analysieren zu können, reicht es nicht, sich nur die IT Kosten anzuschauen. Man muss sich nämlich einen Überblick über alle Kosten im Unternehmen verschaffen, sodass man Kostenverlagerungen entdecken und auswerten kann. Während die IT in Ihrem Unternehmen vor einigen Jahren vermutlich noch relativ geringe Kosten verursacht hat, haben andere Bereiche deutlich mehr Geld gekostet.

In den letzten Jahren dürften Ihre IT Kosten ferner prozentual deutlicher gestiegen sein als die Kosten anderer Abteilungen. Dies lässt sich aber relativ leicht erklären: Ihre einzelnen Unternehmensbereiche sparen durch den Einsatz von immer mehr und immer besseren IT Systemen bzw. IT Technologien Geld ein. Damit fallen solche Kosten, die zuvor anderen Bereichen zugeschrieben wurden, nun unter die IT Kosten und erhöhen diese signifikant.

4 Beispiele für Kostenverlagerung

Zeiterfassung

Denken Sie zum Beispiel an den Prozess der Zeiterfassung. Früher wurde dieser durch Stechuhren geregelt und durch z.B. zwei Angestellte in der Personalabteilung manuell bearbeitet. Heutzutage gibt es Softwarelösungen, welche die Arbeitszeiten durch eine Mitarbeiterkarte automatisch erfassen kann. Somit fallen die Personalkosten der beiden Mitarbeiter weg, während gleichzeitig aber Kosten für den Betrieb und Kauf der Zeiterfassungssoftware entstehen. Üblicherweise kostet Sie dies im Endeffekt aber weniger Geld, da Sie Ihre Effizienz gesteigert haben.

Skype for Business

Ein recht aktuelles Beispiel ist Skype for Business von Microsoft. Solche Unified Communication Lösungen ersetzen Telefonanlagen und machen die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Ihren Mitarbeitern effizienter. Auch hierbei werden die IT Kosten belastet. Gleichzeitig entfallen jedoch die Kosten für die Telefonanlage, die zuvor vermutlich über eine Kostenpauschale auf die Allgemeinkostenstelle umgelegt wurden. 

Der Betrieb von Druckern und Kopierern

Ein weiteres Beispiel ist der Betrieb von Druckern und Kopierern. Heute ist es eigentlich selbstverständlich, dass Multifunktionsgeräte die Funktionen von Druckern und Kopierern vereinen. Vor einigen Jahren gab es diese Multifunktionsgeräte allerdings noch nicht. Damals wurden Druck- und Kopierkosten üblicherweise als Werbungskosten verbucht. Die Kosten für die Multifunktionsgeräte fallen wiederum zu den IT Kosten. Es wurden also wieder an einer Stelle Kosten eingespart, während Kosten in der IT entstanden sind.

Archivkosten

Ein letztes Beispiel sind die Archivkosten. Früher entstanden Kosten für den Betrieb und Unterhalt des Archives und einen Mitarbeiter, der sich um alles gekümmert hat. Mit den heute üblichen Dokumentenmanagementsystemen fallen all diese Kosten zwar weg, es entstehen aber wieder IT Kosten für den Betrieb des Dokumentenmanagementsystems.

Fazit: IT Kosten sind gute Kosten!

Stellen Sie nicht die Frage, ob Ihre IT Kosten zu hoch sind. Freuen Sie sich lieber über hohe IT Kosten! Denn diese weisen darauf hin, dass Sie Ihre Effizienz gesteigert haben. Leider wird das bei der Betrachtung oft ausgeblendet. Denn in vielen Fällen geht es um die Frage, wie man die IT Kosten senken kann.

Ich bin allerdings der Meinung, Sie sollten Ihre IT Kosten durch effizienzsteigernde Projekte besser erhöhen. Ihr Unternehmen wird dadurch schließlich wettbewerbsfähiger und Sie sparen die Kosten, die zu den IT Kosten dazukommen, an anderer Stelle ein. Unterm Strich wird sich das investierte Geld bezahlt machen!

Tipp: IT Kosten analysieren

Falls Sie Ihre IT Kosten anhand einer Tabelle von BRANDMAUER IT analysieren möchten, hinterlassen Sie gerne einen Kommentar oder kontaktieren Sie uns direkt. Bei entsprechendem Interesse wird BRANDMAUER IT diese bereitstellen.